Hay una fecha que no se mueve. Varias personas deben aprobar. Los productos tienen comportamientos distintos. Los archivos de marca no siempre llegan listos para producción. Y aunque el concepto sea informal, los logos, los colores y el mensaje deben representar correctamente a la organización.

Ese fue el punto de partida del proyecto desarrollado para Hilton Bogotá. El objetivo era crear un kit mundialista para sus colaboradores: debía sentirse conectado con la ocasión, funcionar como una experiencia interna y mantener una ejecución consistente con las identidades de Hilton y Great Place to Work.

No se trataba simplemente de escoger tres artículos de catálogo. Había que lograr que todo pareciera parte de una misma idea.

El reto: avanzar rápido sin improvisar con la identidad visual

El proyecto tenía una condición clara: el tiempo era limitado. Recursos Humanos necesitaba organizar la actividad, mientras Compras y otras áreas internas adelantaban documentación, orden de compra, condiciones de pago, anticipo y aprobaciones. En paralelo, el producto debía entrar a muestras y producción.

A eso se sumaba un reto gráfico. Algunos de los archivos compartidos no estaban preparados en formato vectorial para su correcta aplicación. También era necesario cuidar la reproducción de los colores y mantener consistencia entre los logos incluidos en el mug, la mochila y la vuvuzela.

Cuando una marca aparece en varios soportes, no basta con copiar y pegar el mismo arte. Un logo puede funcionar bien sobre cerámica, pero perder legibilidad sobre una superficie curva, flexible o de color intenso.

Por eso, la primera parte del trabajo consistió en organizar los archivos, reconstruir los elementos necesarios y preparar propuestas visuales que Hilton pudiera comparar.

Durante esa revisión también se detectaron detalles de escritura y aplicación que debían corregirse antes de producir. Era mejor resolverlos en el archivo y en la muestra que encontrarlos cuando todas las unidades ya estuvieran terminadas.

La curaduría: tres productos, una sola experiencia

La selección se construyó alrededor de tres artículos relacionados directamente con el ambiente mundialista:

Juntos funcionaban mejor que por separado. Había un elemento de empaque y uso, uno de permanencia cotidiana y otro pensado específicamente para la actividad.

La asesoría de diseño: dónde poner un logo también es una decisión funcional

Uno de los momentos más importantes del proyecto ocurrió durante la definición de la marcación de la mochila. La solicitud inicial era llevar los logos hacia una de las esquinas. Visualmente, esa ubicación podía funcionar cuando el producto estaba extendido sobre una mesa. El problema aparecía al usarlo.

En una tula ajustable, una marcación demasiado lateral puede girar hacia el costado del cuerpo, quedar parcialmente cubierta o perderse entre los pliegues del material.

Por eso, Tu merch. no aprobó la ubicación únicamente con base en el mockup. Se tomó una muestra, se puso sobre la espalda y se revisó físicamente qué parte permanecía visible.

La recomendación fue mantener la intención de llevar las marcas hacia un costado, pero sin acercarlas tanto al borde que desaparecieran durante el uso. También se evaluó el espacio negativo que quedaba en la composición y el equilibrio visual entre Hilton Bogotá y Great Place to Work.

Muestras físicas antes de autorizar la producción

Los mockups ayudaron a tomar decisiones iniciales, pero la aprobación final se apoyó en muestras personalizadas. Hilton pudo revisar físicamente el mug y la mochila antes de avanzar con la producción completa. En esas muestras se evaluaron materiales, acabados, proporciones, calidad de impresión, posición de las marcas y comportamiento de los colores.

En la vuvuzela se realizó una validación adicional. El logo rojo de Great Place to Work debía aplicarse sobre una zona azul, así que era necesario comprobar cómo se percibía el contraste en el producto real.

El objetivo de una muestra no es únicamente confirmar que el producto "se ve bonito". Sirve para encontrar diferencias entre lo que muestra una pantalla y lo que realmente ocurre con el material, el fondo, la tinta y la escala.

Después de la presentación, el mug y la mochila quedaron aprobados conforme a las muestras. La vuvuzela continuó con una prueba visual puntual antes de cerrar su aplicación definitiva. El proyecto contempló artículos para 180 integrantes del equipo de Hilton.

Ejecución: diseño, inventario y procesos internos avanzando al mismo tiempo

Mientras se cerraban las artes, también había que asegurar la disponibilidad de los productos. Tu merch. bloqueó el inventario requerido para evitar que una referencia se agotara durante el proceso de aprobaciones. Esto era especialmente importante porque el kit dependía de la presencia de los tres artículos: cambiar uno a última hora habría afectado el concepto, los diseños y probablemente el presupuesto.

Al mismo tiempo se gestionaron las condiciones comerciales, la orden de compra, el anticipo y la documentación solicitada por Hilton. El proyecto incluso requirió la gestión de una póliza asociada al manejo del anticipo.

Para el cliente, estos procesos administrativos son tan reales como la producción. Una buena idea puede detenerse si el proveedor no responde a tiempo un formulario, no ajusta una prefactura o no entiende el procedimiento de compras.

Cuando el tiempo es corto, diseño, compras y producción no pueden trabajar como etapas aisladas. Deben avanzar con responsables y aprobaciones claras.

Control de calidad: responder también hace parte del proyecto

Durante la manipulación y el transporte se identificaron algunas vuvuzelas afectadas por la fragilidad de su material. La situación se revisó antes de la actividad: las unidades comprometidas fueron separadas y repuestas, y se ajustó la forma de protegerlas para disminuir el riesgo durante el movimiento del pedido.

No tiene sentido presentar un caso corporativo como si ningún proyecto pudiera tener una novedad. Los materiales se comportan de formas distintas, especialmente cuando se trabaja con productos ligeros, extensibles o de geometrías poco convencionales.

Lo que sí debe existir es una ruta de respuesta: revisar, informar, corregir y evitar que el cliente tenga que solucionar por su cuenta un problema de producto. En este caso, la reposición permitió que el kit quedara completo para la actividad.

Empaque y entrega: facilitar el trabajo de Recursos Humanos

La presentación también se organizó pensando en el momento de recepción. Los mugs se prepararon en cajas individuales de apariencia kraft. Las mochilas se entregaron armadas en su forma de balón, para que el concepto se entendiera desde el primer contacto. Las vuvuzelas fueron organizadas de manera que pudieran almacenarse y distribuirse con mayor facilidad.

Esta parte suele pasar desapercibida hasta que el equipo de Recursos Humanos recibe cientos de unidades sin clasificar, con empaques difíciles de manipular o productos que requieren armado adicional.

La entrega no termina cuando las cajas llegan al edificio. El kit debe quedar preparado para que el equipo interno pueda repartirlo sin convertir la actividad en otra operación logística.

El resultado: una idea mundialista que sí representó a las marcas

Después de la actividad, Hilton confirmó que el equipo había quedado muy contento con sus kits mundialistas.

Ese resultado fue posible porque la propuesta combinó dos dimensiones. Por un lado, había productos fáciles de entender y relacionados con la ocasión: un balón que se convertía en mochila, un mug personalizado y una vuvuzela. Por otro, hubo un proceso menos visible, pero igual de importante: preparación de archivos, revisión de colores, alternativas de diseño, muestras físicas, recomendación sobre la posición de los logos, reserva de inventario, gestión documental y respuesta ante novedades.

Para Recursos Humanos, el valor del kit no estaba únicamente en los objetos. Estaba en crear un momento compartido sin tener que asumir también el riesgo gráfico, productivo y logístico del proyecto.

Lo que más nos preguntan

Más que un kit: una experiencia bien ejecutada

¿Estás preparando una actividad para tu equipo y el tiempo ya está corriendo? Cuéntanos la fecha, el número de personas y los lineamientos de marca. En Tu merch. te ayudamos a definir los productos, preparar las artes, validar colores y marcaciones, y organizar una propuesta lista para aprobación.